Van az a feladat, amit mindenki utál, de nem azért, mert nehéz, hanem mert ismétlődő, unalmas, rengeteg időt visz el, és a monotonitása miatt a hibázás esélye is jelentősen megnő.
Ennél a cégnél ez a feladat az éves inflációs szerződésmódosítás volt.
AS-IS, azaz a jelenlegi helyzet
A szolgáltató cég több mint 500 ügyféllel dolgozik, jellemzően többéves szerződések alapján.
Minden évben inflációkövető áremelést alkalmaznak, amelyről minden ügyfelet hivatalos szerződésmódosítással kell értesíteni.
A projekt előtt ez a folyamat teljesen manuálisan zajlott.
A kollégák egyesével készítették el a dokumentumokat, kitöltötték a szükséges adatokat, ellenőrizték őket, majd nyomtatás és borítékolás után postára adták.
Ez elsőre nem hangzik vészesnek.
Csakhogy több mint ötszáz szerződésről beszélünk.
A folyamat minden évben több mint egy hétre lekötött 3-4 munkatársat.
Összesen körülbelül egy teljes emberhónapnyi munka ment el ugyanarra a monoton feladatra.
TO-BE, azaz a kívánt állapot
A cég már használta az általunk fejlesztett ügyviteli rendszerét, amelyben az ügyféladatok és a szerződések is rendelkezésre álltak.
Emiatt nem új rendszert kellett építenünk, csak megtanítottuk a meglévőt elvégezni azt a munkát, amit addig emberek csináltak.
A rendszer egyetlen indítással automatikusan elkészíti az összes szerződésmódosítást, kitölti a szükséges adatokat, majd a dokumentumokat a megfelelő mappába menti a cég OneDrive tárhelyére.
Az egész folyamat 1-2 perc alatt lefut.
A kollégák feladata innentől már csak a nyomtatás és a postázás maradt.
Üzleti eredmény
A fejlesztés eredményeként a cég évente közel egy teljes emberhónapnyi munkát takarít meg.
Ez önmagában jelentős bérköltséget jelent, de talán ennél is fontosabb, hogy a kollégák ideje végre nem adminisztrációra, hanem értékteremtő munkára fordítható.
A fejlesztés költsége már az első évben megtérült.
És ami talán a legjobb visszajelzés volt számunkra: A kollégák hálásak voltak, mert nem kellett többé minden évben ugyanazt az unalmas feladatot végigcsinálni.
Tanulság
Sokszor a cégek vezetői nem látják feltétlenül, hogy egy-egy ismétlődő, monoton feladat mennyi időt visz el a munkatársaktól és mennyi pénzbe kerül a cégnek. Pedig lehet, hogy minden évben a többszörösét költik el ugyanarra a feladatra, amit egy kis fejlesztéssel automatizálni lehetne.
Ha kíváncsi vagy, a te cégedben melyik folyamat nyeli el a legtöbb időt, keress minket a hello@overcode.hu címen.